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Über den Autor:

Markus Baulig

Geschäftsführer & Erfolgscoach

Markus Baulig ist Geschäftsführer der Baulig Consulting GmbH, einer TÜV-zertifizierten mittelständischen Unternehmensberatung aus Koblenz, die sich an Agenturen, Coaches und Dienstleister richtet.

2.12.22

CRM-System - 16 erstaunliche Fakten zum Erfolg

Erfahre alles, was du über CRM-Systeme zu wissen brauchst! Welche Unternehmen nutzen CRM und wie kann ich es am effektivsten einsetzen?

Unternehmen wachsen. Das ist Sinn und Zweck der Sache. Du willst immer mehr - mehr Reichweite, mehr Ansehen, mehr Geld und mehr Kunden.

Während dein Business wächst, wächst auch die Herausforderung, den Überblick zu behalten. Excel-Sheets und Notizzettel, die du wahllos an deinem Monitor geklebt hast, reichen irgendwann einfach nicht mehr aus und du und dein Team werden sich überfordert fühlen (wenn das nicht bereits der Fall ist).

Das ist genau das, was du als Geschäftsführer nicht erleben willst. Überforderte Mitarbeiter fehlen öfters bei der Arbeit und machen Fehler. Fehler, die sich dein Unternehmen einfach nicht leisten kann.

Die Lösung? Ein CRM-System.

Welche Arten von Unternehmen nutzen CRM-Systeme?

Diese Art von Technologie kommt vor allem für Business mit einem langen Verkaufszyklus, also speziell für B2B- und SaaS-Unternehmen, zum Einsatz.

Ein langer Verkaufszyklus fordert von beiden Parteien eine umfangreiche und ressourcenintensive Kommunikation, bevor es zu einem Kauf kommt.  

Ausschlaggebend für den Erfolg dieses Prozesses ist ein reibungsloser Kommunikationsprozess, der einem langen Verkaufszyklus standhalten kann, ohne dass der/die Verkäufer/in den Überblick verliert.

Verstehe mich nicht falsch. Das alles ist für ein Unternehmen, welches gerade in den Kinderschuhen steckt, auch ohne teure Instrumente möglich.

Doch mit zunehmendem Wachstum und Kundenanzahl wird diese “kostenlose Methode” schnell zu einem kostspieligen Unterfangen.

Denn selbst wenn die Kundenliste in der Zwischenzeit nicht wesentlich wächst, nimmt die Menge der Kundeninformationen in einem unglaublichen Tempo zu.

Du und dein Unternehmen werden sich schnell mit der Tatsache konfrontiert sehen, dass die Datenmenge für eine effiziente Verwaltung der Kundenbeziehungen einfach zu enorm ist, um diese mit simplen Excel-Tabellen und Notizen zu meistern.

Aus diesem Grund ist ein CRM-System eine der ersten Technologien, die B2B- und SaaS-Unternehmen einsetzen, um ihr Wachstum zu steuern und ihre Strategie zu optimieren.

Kommen wir also zum Einsatz von CRM, um Umsatz und Wachstum zu maximieren.

Warum sollte ich ein CRM nutzen?

1. Keine Zeit mehr für schlechte Leads verschwenden

Ein CRM-System ist weit mehr als nur eine Kontaktliste.

Es enthält wertvolle Kundeninformationen und gibt den Vertriebsmitarbeitern wichtige Einblicke, um die Effektivität des Vertriebs zu verbessern.

Wenn dein CRM-System mit deiner Marketing-Automatisierungssoftware, deiner E-Mail-Marketing-Kampagne, den sozialen Medien und anderen von dir genutzten Geschäftswerkzeugen integriert ist, hast du einen 360°-Blick auf aktuelle Informationen zu allen Leads und Kunden.

So kannst du feststellen, welche Leads das größte Potenzial haben, Kunden zu werden, und sie zum richtigen Zeitpunkt ansprechen.

Das spart nicht nur viel Zeit und Frustration für die Verkäufer/innen, sondern steigert auch die Produktivität deines gesamten Unternehmens und wirkt sich direkt auf das Wachstum aus.

Merken: Mit diesem Instrument hast du den perfekten rundumblick über alle Daten die wichtig sind

2. Maximiere das Umsatzpotenzial bestehender Beziehungen

CRM-Software hilft Verkäufern, die besten Chancen zu erkennen und zu nutzen - und das geht über die Gewinnung neuer Kunden hinaus.

Mit den verfügbaren Informationen über die Kundenhistorie und die Details der Interaktionen haben Verkäufer/innen wertvolle Einblicke, die ihnen helfen:

  • Eine Beziehung zu jedem Kunden aufzubauen und das Kundenengagement zu steigern, um Geschäfte schneller abzuschließen
  • Über einen längeren Zeitraum hinweg konsistent zu kommunizieren
  • Die Bedürfnisse ihrer Kunden zu antizipieren und den Kaufprozess zu personalisieren
  • Gelegenheiten für Up-Selling und Cross-Selling zu erkennen
  • Gut getimte Kunden-Empfehlungen erstellen

Erinnere dich daran, dass Untersuchungen zeigen, dass Kundenbindung um ein Vielfaches billiger ist als Kundenakquise, weshalb die Kundenbindung für das Wachstum entscheidend ist.

Mit dem richtigen CRM-System haben Unternehmen die Daten zur Hand, mit denen sie nicht nur die Konversionsraten steigern, sondern auch die Verkaufskosten minimieren können.

Merken: Kundengewinnung ist gut, Kundenbindung ist besser!

3. Einen standardisierten Verkaufsprozess aufbauen

Mit einem CRM-System kannst du einen Schritt-für-Schritt-Fahrplan für den Abschluss von Geschäften erstellen, auf den sich dein Team verlassen kann.

Auch hier zielt alles darauf ab, die Länge deiner Verkaufszyklen zu verkürzen und das Potenzial jedes Geschäfts zu maximieren.

Mit einem Verkaufsprozess hast du alle Daten zur Hand, um deine Bemühungen zu überprüfen und festzustellen, welche Verkaufsmethoden am besten funktionieren und welche verbessert werden müssen.

Es ist viel einfacher, die Ursache für ineffiziente Verkäufe zu erkennen, die beste Lösung für die Probleme zu finden und die Verkaufsteams anzuweisen, die bestmögliche Arbeit zu leisten.

Darüber hinaus trägt die Standardisierung dazu bei, die Genauigkeit der Verkaufsprognosen zu erhöhen.

So können Vertriebsleiter/innen die Gewinnquote ihres Teams besser einschätzen und vorhersagen, wie viele Geschäfte bei einer bestimmten Anzahl von Leads wahrscheinlich abgeschlossen werden.

Für deinen gesamten Betrieb bedeutet das, dass du realistischere Umsatzziele setzen und besser planen kannst.

Und schließlich macht es ein standardisierter Vertriebsprozess wesentlich einfacher, neue Vertriebsmitarbeiter/innen zu schulen und ihnen dabei zu helfen, schnell wirksame Ergebnisse zu erzielen.

Merken: Standardisierung ist das A und O. Alles muss wie am Fließband laufen. Das hat auch Henry Ford zu seinem Erfolg geholfen.

4. Verbessere die Kundenbetreuung

Wenn du die Macht all dieser Kundendaten nutzt, kannst du das Kundenerlebnis verbessern.

Dein Unternehmen kann sich optimal organisieren und die Kundenbeziehungen so verwalten, dass die Reise jedes Kunden personalisiert, zeitlich abgestimmt und von verschiedenen Reibungspunkten befreit wird.

Das gilt natürlich auch für das Kundenserviceteam, das sich auf alle verfügbaren Informationen stützen kann, um einen effizienten und persönlichen Kundenservice zu bieten.

Dank des CRM-Systems sind Kundendienstmitarbeiter/innen schnell in der Lage, Probleme zu erkennen und diese zu lösen. Hierzu verknüpft ein Programm, wie z. B. Umsatz.io, alle wichtigen Informationen mit den Kundensupport-Tickets, einschließlich der Details zu jedem Kauf und jeder Kundeninteraktion.

Merken: Je mehr Information du über einen Kunden sammeln und abrufen kannst, desto mehr wird er sich wertgeschätzt fühlen.

5. Evaluiere deine Marketingstrategie und verbessere deine Kampagnen

Ein weiterer Vorteil einer CRM-Plattform ist, dass du in dieser Informationen darüber findest, wie potenzielle Kunden dein Unternehmen entdeckt haben.

Mit all diesen wichtigen Daten an einem Ort kannst du herausfinden und verfolgen, welche Marketingmethoden dir die größte Rendite bringen.

Der Zugriff auf die Kundenhistorie und die Verkaufsinteraktionen helfen deinem Marketingteam, ein besseres Verständnis für die wichtigsten Anliegen und häufig gestellten Fragen deiner Kunden zu entwickeln.

Der Einblick in diese Art von Kundeninformationen hilft ihnen, relevantere Inhalte zu erstellen und Kampagnen mit besseren Erkenntnissen zu entwickeln.

Merken: Investiere dein Geld und deine Zeit nur mit dem, was dir auch weiterhilft.

6. Teams synchronisieren und die Zusammenarbeit verbessern

Alles in allem hilft ein CRM nicht nur dem Verkaufsteam, sondern auch dem Marketing und dem Kundenservice.

Wenn du das volle Potenzial der verfügbaren Daten ausschöpfst, hast du das entscheidende Bindeglied für ein nahtloses Kundenerlebnis - das mit der Entdeckung deines Unternehmens als Ergebnis erfolgreicher Marketingkampagnen beginnt und sich zu Markentreue entwickelt.

Da alles an einem Ort ist und automatisch aktualisiert wird, arbeiten die verschiedenen Teams innerhalb einer viel effizienteren Organisationsstruktur.

Im Grunde genommen kann ein CRM-System als leistungsfähiges Instrument zur Optimierung der Teamleistung genutzt werden, aber das ist noch nicht alles.

Die konsolidierten Daten sind auch für Unternehmensleiter/innen wichtig, um das Wachstum ihrer Organisation zu verfolgen und strategisch zu planen.

Du kannst sie nutzen, um die besten Marktchancen zu identifizieren, deine Strategie zu bewerten und das Wachstum zu messen. Um mehr darüber zu erfahren, schaue dir dieses Video an!

Merken: Dein Team muss wie eine gut geölte Maschinerie laufen und das CRM-System ist das Öl, was die Zahnräder am Laufen hält.

Grafik - CRM-System

Wie du das CRM effektiv einsetzt

7. Bleib aufgeschlossen

Alle CRM-Systeme sind unterschiedlich. Erwarte nicht, dass ein System jede Funktion hat, die ein anderes hat. Oder zumindest, dass sie überall gleich genannt werden.

Merken: Mach das Beste aus dem, was du hast.

8. Vermeide Duplikate

Es ist schwierig, einen duplikatssicheren Workflow mit einem System zu erstellen, das seine Nutzer nicht beeinträchtigt oder einschränkt.

Die meisten Programme verfügen zumindest über eine Form der Duplikatvermeidung oder Benachrichtigung. Wenn du einen neuen Datensatz erstellst, solltest du unbedingt berücksichtigen, was das System dir mitteilt.

Merken: Klicke Warnhinweise nie weg, ohne sie richtig gelesen zu haben. Du denkst, du sparst dir Zeit, indem du diese nicht liest. Doch in Wahrheit kann das ein kostspieliges Unterfangen sein.

9. Nutze die Standarddaten

Dies ist eine weitere gute Lösung, um so wenig Daten wie möglich einzugeben. Sobald du einen mehr oder weniger standardisierten Arbeitsablauf hast und deine gesamten Verkaufs- oder anderen Prozesse im Detail kennst, ersetze so viele einfache (Text-)Felder durch Dropdowns, Voreinstellungen oder Standarddaten.

Das sollte bei fast jedem Prozess funktionieren. Wenn du eine E-Mail von einem neuen Lead erhältst, sorge dafür, dass der neue Datensatz für ihn automatisch in die erste Stufe deiner Vertriebspipeline aufgenommen wird.

Wenn du 5 Hauptquellen für Leads hast, sei nicht faul und trage sie alle als Voreinstellungen ein. Auf diese Weise müssen die Vertriebsmitarbeiter/innen nur Werte auswählen, anstatt sie ständig einzugeben.

Merken: Investiere etwas Zeit am Anfang, um später weniger zu verschwenden.

10. Befolge klare Namenskonventionen

Wenn du neue Werte in Felder eingibst, halte sie kurz und klar.

Das macht es einfach, die Informationen in den Datensätzen zu durchsuchen. Dies ist besonders nützlich, wenn du mit Anzeigefeldern arbeitest.

Merken: Manchmal ist weniger mehr.

11. Automatisiere die E-Mail-Verknüpfung mit Regeln

Die goldene Regel bei der Arbeit mit CRM-Systemen lautet: "Automatisiere so viel wie möglich". Die allererste Sache, die du in CRM automatisieren solltest, ist die Einrichtung einer E-Mail-Verknüpfung auf Basis der Absenderadresse.

Sobald eine E-Mail eintrifft, wird sie automatisch dem entsprechenden Datensatz hinzugefügt, wenn du zuvor eine E-Mail-Regel für diese Adresse erstellt hast.

Außerdem kannst du so sofort den Wert von Anzeigefeldern sehen und wirst von Anfang an in den Kontext von Beziehungen eingebunden. Wenn du ein CRM für den Vertrieb verwendest, lohnt sich der Aufwand für die Vorbereitung gleich zweifach.

Wenn du mehr über das automatisieren von Arbeitsschritten in Unternehmen und deren Vorteile wissen willst, schaue dir dieses Video an!

Merken: Wir sind im 21. Jahrhundert. Alles, was nicht zwingend von einem Menschen erledigt werden muss, sollte automatisiert werden. Das spart Zeit und Geld!

12. Nutze das System selbst

Eine gute Führungskraft geht mit gutem Beispiel voran. Das solltest du auch in Bezug auf CRM tun. Wenn du ein CRM-System für deine Mitarbeiter/innen und dein Teammanagement auswählst, probiere es selbst aus, bevor du es im ganzen Unternehmen einführst.

Und auch wenn es alle Tests bestanden hat und du es für deine Mitarbeiter/innen eingerichtet hast, solltest du es weiterhin gemeinsam mit deinen Mitarbeiter/innen nutzen.

Ja, deine Arbeit ist wahrscheinlich anders als die deiner Vertriebs- oder Supportmitarbeiter, aber benutze das System zumindest, um Erkenntnisse zu sammeln. Warte nicht darauf, dass dir jemand einen detaillierten Bericht vorlegt.

Mach ihn selbst, sieh dir an, wie dein strukturierter Arbeitsablauf in diesem CRM funktioniert, hol dir Feedback von deinen Mitarbeitern ein und vergewissere dich, dass das System wie vorgesehen funktioniert.

Auf dem Weg dorthin wird es Ungereimtheiten geben. Auf diese Weise kannst du die kleinen Probleme so schnell wie möglich ausbügeln oder das System komplett wechseln, falls die Nachteile größer sind als die Vorteile.

Merken: Probieren geht über Studieren! Überlasse nichts dem Zufall und überzeuge dich selbst, bevor du andere rann lässt.

13. Bilde deine Mitarbeiter aus

Der Grundstein für den Erfolg deines CRM-Systems sind deine Mitarbeiter/innen, also rüste sie mit den notwendigen Kenntnissen und Fähigkeiten aus, um das CRM-System optimal zu nutzen.

Anfangs werden die Mitarbeiter/innen nicht sehr empfänglich für die Idee sein, eine Schulung zu absolvieren, um eine neue Software zu nutzen.

Viele denken, dass CRM ihre Prozesse komplexer macht und dass sie die Dinge besser auf die alte Weise erledigen sollten. Wenn das CRM zu komplex und umständlich ist, werden die Mitarbeiter die Technologie nicht mit offenem Herzen annehmen.

Um die Vorteile von CRM voll auszuschöpfen, solltest du deine Mitarbeiter/innen schulen und sie darüber aufklären, wie sie durch die Eingabe und Nutzung des Systems ihre eigene Produktivität steigern und ihre Leistung verbessern können.

Es wird empfohlen, die Schulungen auf Abteilungs- oder Teamebene durchzuführen und sich auf die Funktionen und nicht auf den Prozess zu konzentrieren.

Merken: Zeige deinen Mitarbeitern die Vorteile des Systems und sie werden Veränderungen mit offenen Armen empfangen.

14. Hinterlasse Kommentare und protokolliere Anrufe

Die meisten CRM ermöglichen es dir, Gespräche zu protokollieren und die Erledigung von Aufgaben in den Datensätzen zu kommentieren.

Hier sollten Gespräche und andere aktive zeitkritische Informationen verbleiben und nicht im Formular des Datensatzes selbst.

Dies ist der Bereich, in dem du mit deinen Teamkollegen kommunizierst und den Fortschritt protokollierst, also halte den Datensatz sauber mit nur den sachlichen Daten, die den Kunden betreffen.

Merken: Halte eine gewisse Ordnung ein, um nicht von der gewaltigen Ladung an Informationen überschüttet zu werden.

15. Verwende Erinnerungen

Je nach Unternehmen gibt es eine unterschiedliche Anzahl von Geschäften oder Aufgaben, die du täglich erledigen musst. Egal, ob es eine, zwei oder ein Dutzend ist, erwarte nicht, dass du dich daran erinnerst, wann jede einzelne Aufgabe fällig ist. Diese Werkzeuge dienen dazu, Daten zu speichern, darunter auch einige laufende Prozesse in deinem Unternehmen. Es lohnt sich also, die Erinnerungs- oder Wiedervorlagefunktion deines CRM-Systems zu nutzen.

Indem du einfach ein Fähnchen/Stern/Häkchen und ein Datum neben den Datensatz setzt, kannst du dir den Termin für ein Geschäft oder eine Aufgabe merken, ohne Angst haben zu müssen, ihn zu verpassen. Eine Ansicht nach Datum erstellt auch einen schönen Zeitplan, dem du folgen kannst, so wie du ihn im Kalender findest.

Indem du einfach eine Flagge/Stern/Häkchen und ein Datum neben den Datensatz setzt, kannst du dich an alles erinnern, ohne befürchten zu müssen, ein Geschäft oder eine Aufgabe zu verpassen. Eine Ansicht nach Datum erstellt ebenfalls einen schönen Zeitplan, dem du folgen kannst, ähnlich wie in deinem Kalender.

Merken: Nutze verschiedene Icons und Funktionen, um dich an wichtiges erinnern zu lassen.

16. Erwarte nicht, dass alles fehlerfrei ist

Hier geht es nicht nur um CRM-Systeme, sondern um viele Dinge im Allgemeinen. Wenn du deinen Arbeitsablauf in solch einem Tool gestaltest, ist das eine Zeit lang toll, weil du alle aktuellen Aspekte deines Unternehmens berücksichtigt hast. Mit der Zeit wirst du feststellen, dass hier eine Stufe fehlt, dass du ein anderes Feld für die Beauftragten hättest verwenden sollen oder dass es zwei Felder gibt, die im Grunde für das Gleiche zuständig sind.

Und das ist in Ordnung. Solange dein CRM-System es dir erlaubt, Änderungen und Ergänzungen mühelos vorzunehmen. Vergiss nicht, dass sich deine Geschäftsprozesse ständig weiterentwickeln und du das System daran anpassen musst.

Die Umgestaltung deines CRM-Systems für kleine Unternehmen ist nicht immer eine Aufgabe, die du in 5 Sekunden erledigen kannst, aber solange du dafür keinen Experten einladen musst, ist das kein Problem.

Merken: Dein Unternehmen wird sich mit der Zeit weiterentwickeln. Erwarte nicht, dass das dein CRM nicht tut.

Grafik - CRM-Roadmap

Fazit - Bist du bereit?

Nachdem du nun die vielen Möglichkeiten kennengelernt hast, wie CRM zum Wachstum deines Unternehmens beitragen kann und wie du es am effektivsten einsetzt, stellt sich die Frage: Bist du bereit dafür?

Wenn du in einer Branche tätig bist, die einen langen Verkaufszyklus hat und deine Kundenkommunikation gerade unübersichtlich geworden ist, bist du es mit Sicherheit.

In diesem Fall ist es am besten, wenn du dir so schnell wie möglich eine CRM-Software zulegst, bevor du noch mehr Verkaufschancen verlierst und noch weiter in eine schädliche Desorganisation abrutschst.
Der beste Rat, den du bekommen kannst, ist jedoch, es nicht so weit kommen zu lassen.

Dein Unternehmen steckt vielleicht noch in den Kinderschuhen und die Gewinnung von Leads ist jetzt dein Hauptaugenmerk. Aber wenn alles gut läuft und du erfolgreich bist, wirst du schon bald eine Menge Kundendaten haben, mit denen du umgehen musst.

Mit einem CRM wie Umsatz.io verpasst du keine wertvollen Gelegenheiten und kannst mit den Anforderungen des Wachstums mithalten.

Das von uns erstellte System ist das erste mit einem Setter-Closer-Prinzip und eignet sich ideal für Unternehmen, die gerade dabei sind, ihre Skalierung voranzutreiben.

Dank des integrierten intelligenten Pipeline-Systems werden Kaltakquise und Online-Marketing-Funnels zu einem Kinderspiel. Dieses wiederum wird deinen Vertrieb optimieren und deinen Umsatz steigern.

Wenn du mehr darüber wissen willst, wie du dein Unternehmen richtig skalierst, verschwende keine Zeit und sichere dir noch heute unser Buch "Skalieren mit System".

Fragen und Antworten:

Welches sind die Top-Fähigkeiten, die ich brauche, um mit einem CRM umzugehen?

Benutzer eines CRM-Systems sollten Kenntnisse in den folgenden Bereichen besitzen, oder sich aneignen, um das meiste aus dem Instrument zu holen:

  • Dateneingabe
  • Lead Management
  • Lead-Qualifizierung und -Werbung
  • Zeitmanagement
  • Aufgaben-Management
  • Projektleitung

Welche sind die vier Säulen eines CRM ?

Die vier Säulen eines CRM sind:

  • Deine Mitarbeiter
  • Strategie
  • Prozesse
  • Technologie

Welche Arten von CRM gibt es?

Obwohl es eine Vielzahl an verschiedenen CRM-Systemen gibt, die jeweils unterschiedliche Funktionen besitzen, kann man sie alle in 5 Hauptgruppen unterteilen:

  • Lead Management
  • Verkaufsmanagement
  • Kontakt Management
  • Marketing CRM
  • Helpdesk und Kundenbetreuung

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