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Über den Autor:

Andreas Baulig

Leitender Coach, Berater, Autor & Speaker

Andreas Baulig ist Gründer der Baulig Consulting GmbH, einer TÜV-zertifizierten mittelständischen Unternehmensberatung aus Koblenz, die sich an Agenturen, Coaches und Dienstleister richtet.

6.4.22

Die Prozessoptimierung – neue Chancen für Dein Business

Mit der Analyse sowie der anschließenden Verbesserung der Arbeitsabläufe lassen sich die Erfolge eines Unternehmens steigern. Wie viele Facetten die Prozessoptimierung tatsächlich hat, siehst Du hier.

Deine Ziele und Erfolge für das Unternehmen stehen für Dich im Fokus? Stillstand ist daher keine Option. Stattdessen spielt die Prozessoptimierung eine wichtige Rolle. Aber was ist das eigentlich? Hast Du Dir schon einmal die Frage gestellt, was genau damit gemeint ist, wenn bei einem Unternehmen die Prozesse optimiert werden? Die Optimierung der Arbeitsabläufe ist mit einer Checkliste allein nicht erledigt. Es handelt sich um einen umfassenden Prozess, der für Dich oder auch Deine Kunden viel verändert.

Die Prozessoptimierung als bereichsübergreifender Aspekt im Unternehmen

Die Einteilung in einzelne Bereiche innerhalb eines Unternehmens dienen der Verteilung von Kompetenzen. Die Prozessoptimierung ist jedoch bereichsübergreifend und damit auch eine Aufgabe für die Unternehmensleitung. In einigen Fällen wird ein Bereich eröffnet, der sich ausschließlich damit beschäftigt, Prozesse zu optimieren. Aber auch die Hilfe durch Experten von außerhalb wird häufig in Anspruch genommen.

Ergebnisse aus der Prozessoptimierung sind eine wichtige Basis für die weiteren Entscheidungen, die Du aus betriebswirtschaftlichen Gründen treffen musst.

Die Definition der Prozessoptimierung

Prozesse optimieren ist ein Begriff für einen umfassenden Bereich. Doch was genau verbirgt sich eigentlich dahinter? Bis heute wird davon ausgegangen, dass die Prozessoptimierung zum Qualitätsmanagement gehört.

Allerdings hat die Prozessoptimierung eine sehr umfassende Aufgabe. Durch die Analyse und die Dokumentation der Optimierungsmöglichkeiten zeigen sich Varianten auf, die den Unternehmenserfolg erhöhen und Kosteneinsparungen in den Vordergrund stellen können.

Wie eine Prozessoptimierung abläuft, hängt unter anderem auch davon ab, in welchem Unternehmensbereich Du tätig bist oder Deine Kunden arbeiten. So gibt es unter anderem: 

  • Die Prozessoptimierung im Vertrieb
  • Die Prozessoptimierung im Fulfilment
  • Die Prozessoptimierung in der Produktion
  • Die Prozessoptimierung im Rechnungswesen

Jeder einzelne Bereich hat Schwachstellen, die es zu finden gilt. Dafür führst Du zunächst eine Analyse durch.

Wichtige Fragen rund um die Analyse in der Prozessoptimierung

Betrachtet wird immer ein Prozess und nicht mehrere gleichzeitig. Bevor Du also die Arbeitsabläufe anhand einer Checkliste optimieren kannst, sind erst einmal die folgenden Fragen zu beantworten:

  1. Was für ein Bedarf besteht, der durch einen Prozess erfüllt werden soll?
  2. Was für ein Ziel soll die Prozessoptimierung mitbringen?
  3. Um was für einen Prozess handelt es sich und wie ist er aufgebaut?
  4. Welche einzelnen Abhängigkeiten bestehen zu anderen Bereichen oder Schnittstellen?
  5. Welche Informationen stellen die Basis für den Prozess dar?
  6. Was passiert, wenn es zu Fehlern kommt?
  7. Welche Aufgaben haben die Mitarbeiter im Prozess?

Arbeiten mit dem DEMI-Modell

Kennst Du schon das DEMI-Modell? Es handelt sich um ein Modell, das vorwiegend bei der Prozessoptimierung in deutschen Unternehmen zum Einsatz kommt und sich umfassend bewährt hat.

Sehen wir uns das Modell einmal genauer an. Damit die Prozesse analysiert und verbessert werden können, braucht es eine klare Kommunikation und Zuordnungen. Orientiere Dich dabei an den folgenden Punkten: 

  1. Durchführungsverantwortung
  2. Ergebnisverantwortung
  3. Mitarbeiter
  4. Informieren

Dies ist das DEMI-Modell. Die Durchführungsverantwortung hält fest, wer die Verantwortung innerhalb eines Prozesses trägt. Die Person oder auch die Personen sollten klar definiert und beim Namen genannt werden.

Im Rahmen der Ergebnisverantwortung ist zu klären, wer die Verantwortung für die Ergebnisse aus den jeweiligen Prozessen trägt. Das kann ein Kundenmanager oder auch Abteilungsleiter sein. Aber auch Personen aus der obersten Führungsebene sind hier zu benennen. 

Im Bereich der Mitarbeit wird geschaut, welche Angestellte hier in der Arbeit integriert sind. Schließlich gibt es noch den Aspekt der Information. Dieser Punkt beinhaltet die Frage, welche Mitarbeiter informiert werden müssen, wenn es um die Arbeit in dem jeweiligen Projekt geht.

Lass Dich nicht von den Schnittstellen ablenken!

Ja, die Schnittstellen der einzelnen Prozesse sind ein wichtiger Aspekt. Sie können Dich aber auch viel Zeit kosten. Um bei der Prozessoptimierung Deine Kompetenzen unter Beweis stellen zu können, solltest Du die Schnittstellen zwar betrachten, ihnen aber nicht zu viel Zeit zu widmen.

Das heißt, die Strukturierung der Aufgaben sollte klar sein. Stellst Du fest, dass das Push-System in einem Unternehmen zu groß ist, ist hier anzusetzen.

Das Push-System ist in deutschen Unternehmen weit verbreitet. Hier werden Aufgaben nach der Bearbeitung an einen weiteren Mitarbeiter gegeben. In der Prozessoptimierung ist einer der wichtigsten Aspekte dafür zu sorgen, dass es weniger Schnittstellen gibt.

Die Durchführung einer Prozessoptimierung in der Übersicht

Du bist im Bereich der Optimierung der Motor, der auf Turbo schaltet. Dafür solltest Du aber mit Bedacht und klaren Gedanken vorangehen. Was heißt das? Die Optimierung setzt sich aus vier grundsätzlichen Stufen zusammen:

Stufe 1 – Prüfe alle Abläufe innerhalb eines Prozesses

Die Analyse ist immer der erste Schritt, den Du gehst. Innerhalb eines Prozesses werden alle Abläufe genau auf den Prüfstand gestellt. Hier kommt es darauf an, dass Du diese unter die Lupe nimmst und schaust, welche Schnittstellen und Verzweigungen es gibt. Darauf baust Du dann Dein Prozessmanagement auf. Das passiert regelmäßig. Die Abläufe sollten immer wieder infrage gestellt werden. Nur eine stetige Optimierung ist eine gute Optimierung.

Stufe 2 – Die Einbindung der Mitarbeiter

Keine Prozessoptimierung funktioniert ohne die Unterstützung der Mitarbeiter. Sie müssen in alle Schritte eingeweiht werden. Optimal ist es, wenn Du dafür mit einer Checkliste arbeitest, durch die einzelne Prozesse optimiert und kontrolliert werden. Greife auch auf ein internes Ideenmanagement zurück.

Stufe 3 – Gib der Digitalisierung überall eine Chance

In den vergangenen Jahren hat sich gezeigt, dass die Digitalisierung für die Optimierung von Prozessen hervorragend geeignet ist. Die digitale Transformation ist daher einer der wichtigsten Aspekte, wenn Du schnell und dauerhaft Erfolg haben möchtest.

Stufe 4 – Bleibe an der Prozessoptimierung dran

Schließlich gibt es noch die letzte Stufe. Sie ist die Grundlage dafür, dass Du dauerhaft Erfolg hast. Es ist wichtig, dass Du immer auf dem aktuellen Stand bleibst und dies auch für Deine Prozesse umsetzt. Das heißt, Wettbewerbsfähigkeit lässt sich nur dann erreichen, wenn Du eine kontinuierliche Verbesserung im Auge behältst.

Fragen und Antworten:

Wie erstelle ich einen Arbeitsablauf?

Der Arbeitsablauf basiert auf der Analyse aus der Prozessoptimierung. Hier kannst Du aktiv werden, wenn Du alle notwendigen Informationen hast. Du prüfst die Prozesse und Abläufe und schaust nach, welche Verbesserungen und Optimierungen sich hier anbieten. Anschließend teilst Du den Mitarbeitern ihre Aufgaben zu und wendest die Digitalisierung dort an, wo es möglich ist. Eine Prozessoptimierung ist nicht in wenigen Tagen durchgeführt. Tatsächlich ist es gerade die Kontinuität, die hier wichtig ist. Der Arbeitsablauf sollte daher einzelne Schritte und eine Checkliste beinhalten, die immer wieder herangezogen werden kann.

Wie kann ich Arbeitsprozesse optimieren?

Wie die Optimierung erfolgt, hängt vom Prozess und der Branche ab. Die Grundlage ist es, Schnittstellen zu reduzieren, Kosten bei gleichbleibender oder verbesserter Qualität einzusparen und auf diese Weise dann für eine Optimierung zu sorgen. Dafür erstellst Du einen Arbeitsablauf.

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