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Über den Autor:

Markus Baulig

Geschäftsführer & Erfolgscoach

Markus Baulig ist Geschäftsführer der Baulig Consulting GmbH, einer TÜV-zertifizierten mittelständischen Unternehmensberatung aus Koblenz, die sich an Agenturen, Coaches und Dienstleister richtet.

22.12.22

Digitales Onboarding: In 15 Schritten Mitarbeiter richtig einarbeiten

Du suchst nach einer Möglichkeit, wie du deine Mitarbeiter kosten- und zeiteffektiver einarbeiten kannst? Du bist am Ziel angekommen.

Hast du es satt, jedes mal wenn du einen neuen Mitarbeiter einstellst, ihm oder ihr immer wieder alle Prozesse neu beibringen zu müssen?

Ihm/Ihr zeigen zu müssen, wie etwas richtig gemacht wird? Wie er/sie seine/ihre Fehltage oder Urlaub einzureichen hat?

Im heutigen Blogpost geht es genau um das Thema: Das richtige Onboarding.

Wir reden hier nicht von den veralteten Methoden, indem du einem bereits bestehenden Mitarbeiter die Aufgabe erteilst, den neuen einzuarbeiten.

Wir reden von einer Revolution, in der wir bereits stecken, die viele jedoch noch nicht erkannt haben: Digitales Onboarding - und zwar mit Learningsuite, dem digitalen Schulungssystem.

Was ist digitales Onboarding?

Digitales Onboarding ist wie ein digitales Schulungssystem, welches sich perfekt dazu eignet, deine neuen Mitarbeiter kostengünstig und effizient einzuarbeiten.

Wenn du mehr darüber erfahren willst, dann schaue dir jetzt dieses Video an:

Wie vorhin schon angedeutet, ist der traditionelle Weg, einen Mitarbeiter einzuarbeiten, alles andere als kostengünstig und effizient.

Es braucht mindestens einen, wenn nicht sogar mehrere bereits erfahrene Mitarbeiter, die dem Neuling alles erklären - und in den meisten Fällen nicht nur einmal!

Der klassische Weg der Einarbeitung läuft üblicherweise wie folgt ab:

  • Du stellst jemanden ein
  • Jemand erklärt erstmal dieser Person, wie alles läuft (sprich: ein erfahrener Mitarbeiter setzt sich daneben und zeigt ihm auf dem Bildschirm, wo er draufklicken muss und was er zu tun hat)
  • Diese Person fängt an zu arbeiten

An sich sind diese Praktiken nicht verwerflich. So wird das Ganze schon seit Jahrhunderten gemacht und die Einarbeitung ist nie anders erfolgt.

Doch diese Methode der Einarbeitung weist eindeutige Nachteile auf.

Nachteile herkömmlicher Einarbeitungsmethode:

  • Deine Kollegen oder du müssen viel Zeit in die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters investieren
  • Dieser Zeiteinsatz kostet dich Geld, weil deine Kollegen oder du in der selben Zeit geldwirksame Aktivitäten hätten machen können
  • Wenn ein neuer Mitarbeiter nach einigen Wochen oder Monaten geht, beginnt dieser Kreislauf von vorne
  • Du als Geschäftsführer ärgerst dich und bist gestresst.

Doch was, wenn wir dir sagen würden: Das muss nicht sein! Und auch noch die Lösung parat haben? - Learningsuite.

Merken: Learningsuite wird das sein, was der Buchdruck zu seiner Zeit gewesen ist. Eine revolutionäre Art und Weise etwas Herkömmliches, in etwas Außergewöhnliches zu verwandeln.

Warum dein Onboarding-Prozess wichtig ist

Der Einarbeitungsprozess ist nicht nur eine Gelegenheit, um über die Unternehmensrichtlinien zu sprechen und den neuen Mitarbeiter mit dem Rest des Teams bekannt zu machen. 

Es ist eine Reise, die einen großen Einfluss darauf haben kann, wie dein neues Teammitglied die Rolle, das Team und das Unternehmen empfindet, dem es beigetreten ist

Ein schlechtes Onboarding-Erlebnis kann: 

  • Die Mitarbeiterfluktuation erhöhen - die Erwartungen deines neuen Mitarbeiters stimmen nicht mit der Realität überein
  • Die Arbeitsmoral der Mitarbeiter/innen senken - ohne ein echtes Gefühl der Zugehörigkeit oder mangelnde Unterstützung ist es leichter, sich niedergeschlagen und enttäuscht zu fühlen
  • Führt zu unmotivierten Mitarbeitern - ohne diese positive erste Verbindung ist es schwieriger, sie zu motivieren und sich weiter zu engagieren
  • Eine Kultur der Zielverfehlung entsteht - das kann passieren, wenn sich jemand nicht gewürdigt fühlt, nicht die richtige Hilfe bekommt oder die Werte und Ziele deines Unternehmens nicht teilt.

Auf der anderen Seite kann ein effektives Onboarding-Erlebnis für Mitarbeiter 

  • Die Mitarbeiterbindung verbessern - dank eines guten ersten Eindrucks 
  • Den Grundstein für ein positives Mitarbeitererlebnis legen - mit Hilfe von hochgradig personalisierten ersten Erfahrungen
  • Eine Kultur des hohen Mitarbeiterengagements fördern - dank einer einladenden Umgebung
  • Die Leistung der Mitarbeiter steigern, weil sie alles haben, was sie brauchen, um ihr Bestes zu geben.

Das Ziel eines jeden Onboarding-Prozesses sollte es sein, dass sich dein neues Teammitglied gut einlebt, sich willkommen fühlt und vom ersten Tag an inspiriert und motiviert ist, sein Bestes zu leisten. 

Merken: Um das Onboarding so optimal wie möglich zu gestalten, brauchst du eine Reihe von klaren Schritten, die den gesamten Prozess abdecken. 

Digitales Onboarding bei Baulig

Hier bei Baulig verwenden wir schon seit 2018 Learningsuit.

Dank dieser Software lernen neue und bereits bestehende Mitarbeiter alles Mögliche in einem digitalen Umfeld.

Neue Mitarbeiter zum Beispiel bekommen Zugang zu einem Einführungskurs, indem sie lernen, wie sie mit anderen Mitarbeitern umzugehen haben, für was das Unternehmen steht und für was nicht und welche Werte wir vertreten.

Sie lernen außerdem Sachen, die sie in ihrem alltäglichen Berufsleben bei uns gebrauchen können, wie z. B. das Einreichen von Krankmeldungen und wie diverse Arbeitsprozesse ablaufen.

Aufgrund dessen werden sie vollkommen virtuell von der Software und dem in ihr enthaltenen Content ausgebildet.

Diese Software-Plattform macht es möglich, in kürzester Zeit viele Arbeiter einzustellen und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie eine großartige Arbeit verrichten können.

Das Gute dabei?

Alles ist automatisch. Ich muss nicht hingehen und mich mit einem neuen Mitarbeiter hinsetzen und ihm alles erklären, sondern dieser wird sich in den ersten 2 Wochen so gesehen „selbst ausbilden“ indem er sich die Videos anschaut.

Mitarbeiter-Report

Nach dieser kurzen aber doch effektiven “Einarbeitungsphase” sollte der neue Mitarbeiter vollkommen einsatzfähig sein und gewöhnliche Prozesse im Unternehmen ohne Probleme bewältigen können.

Natürlich kann es sein, dass es spezielle Tätigkeiten gibt, für welche der Mitarbeiter ein bestimmtes Maß an Fachwissen braucht. Doch auch hier kann er durch extra Schulungen in der Learningsuite auf das Niveau kommen, das du dir wünscht und erhoffst.

Vorteile des digitalen Onboardings sind:

  • Deine neuen Mitarbeiter arbeiten sich größtenteils von selbst ein und du musst lediglich warten bis er alle Inhalte vollständig konsumiert hat
  • Der Schulungsbereich ermöglicht es Inhalte mehrmals anzusehen, wenn man sich während der Arbeit unsicher ist
  • Du senkst massiv deine Einarbeitungszeiten und -kosten
  • Du hast weniger Fluktuation, weil Mitarbeiter besser eingearbeitet werden und sich wohler fühlen
  • Ein guter Schulungsbereich ermöglicht auch Quereinsteigern schnell Tätigkeiten zu erlernen und zu übernehme

Diese Art der Einarbeitung hat auch den Vorteil, dass manche Themen oder Prozesse, die spezifisch für dein Unternehmen sind, in wenigen Minuten oder Stunden erlernt werden können.

Somit können Neueinsteiger bestimmtes Wissen, das normalerweise über Jahre hinweg in einer Berufsschule gelehrt wird, in kürzester Zeit lernen, da der Arbeitnehmer intern geschult wird.

Mal abgesehen von dem offensichtlichen Lerneffekt, hat die Plattform noch ganz andere Effekte bei deinen Mitarbeitern.

Diese fühlen sich im Gegensatz zu denen, die bei deinen Konkurrenten arbeiten, gut. Warum?

Weil sie in einer Firma ankommen und ein strukturiertes Konzept finden.

Sie lernen von Anfang an die Werte des Unternehmens und die Geschäftsführer kennen, wenn diese in den Onboarding-Videos auftauchen - sowas wäre im Alltag gar nicht möglich.

Dies hat einen weitreichenden positiven Effekt, den du dir gar nicht vorstellen kannst. Durch eine simple Erscheinung in einem der Erklärvideos, kreiert der Mitarbeiter einen besseren Bezug zu dir, weil er dich als Person besser kennenlernen und deine Vision besser visualisieren kann.

Merken: Ein Erklärvideo musst du nur einmal aufnehmen. Wenn du jeden neuen Mitarbeiter persönlich einarbeitest, musst du dir jedes Mal Zeit dafür nehmen.

Schritte eines effektiven Onboarding-Prozesses

Grafik - Weggabelung

Die Art und Weise, wie du neue Mitarbeiter/innen in dein Team, dein Unternehmen und deine Kultur einführst, hat einen nachhaltigen Einfluss. Deshalb sollten die richtigen Schritte im Onboarding-Prozess für jedes zukunftsorientierte Unternehmen eine Priorität sein.

1. Bleib zwischen dem Angebot und dem Starttermin in Kontakt

Der Onboarding-Prozess beginnt in dem Moment, in dem jemand dein Stellenangebot annimmt. 

Nutze die Zeit zwischen dem Angebotsschreiben und dem Arbeitsbeginn, um dein neues Teammitglied zu begrüßen. 

Melde dich und lass sie wissen, dass du gerne alle Fragen beantwortest oder sie anrufst, damit sie schon vor dem ersten Tag ein Gefühl für deine Unternehmenskultur bekommen. 

2. Teile mit, wie der Onboarding-Prozess aussieht

Ein guter Weg, um das Engagement von Anfang an zu fördern, ist es, transparent zu machen, wie dein Onboarding-Prozess funktioniert. 

Teile deine Einarbeitungs-Checkliste mit deinem neuen Mitarbeiter, damit er genau weiß, was wann geplant ist. 

Richte sie in deiner Onboarding-Software ein, wenn du eine solche verwendest. Nutze diese Gelegenheit, um dein neues Teammitglied besser kennenzulernen und den Einarbeitungsplan so zu gestalten, dass er geschmeidig und einladend wirkt. 

3. Erledige den Papierkram zügig

Der Papierkram im Vorfeld des Onboardings kann den Prozess stark behindern und einen negativen ersten Eindruck erwecken. 

Ermutige die einstellende Führungskraft und die Personalabteilung, gemeinsam Papierkram, NDAs und Verträge effizient anzufordern und zu bearbeiten, damit es keine Verzögerungen gibt, wenn jemand eine neue Stelle antritt

4. Rechtzeitiger Zugang zu Tools und Systemen

Es gibt nichts Schlimmeres, als sich am ersten Tag einzuloggen und festzustellen, dass man keinen Zugriff auf das E-Mail-System oder die Slack-Kanäle des Unternehmens hat. 

Vermeide Probleme am ersten Tag, indem du deinem neuen Mitarbeiter rechtzeitig Zugang zu wichtigen Tools, Apps und Systemen verschaffst

5. Hilf beim Einrichten des Arbeitsplatzes deines neuen Mitarbeiters

Um sich bei der Arbeit wohl zu fühlen, braucht es mehr als ein freundliches Lächeln und positives Feedback. 

Es kommt auch darauf an, dass du dich wohlfühlst und die richtigen Werkzeuge zur Verfügung hast, also investiere in die Einrichtung des Arbeitsplatzes deines neuen Mitarbeiters. 

Für Teammitglieder, die im Büro arbeiten, solltest du ihren Schreibtisch mit allem, was sie brauchen, aufräumen und vorbereiten. 

Für Teammitglieder, die nicht in deinem Büro arbeiten, kannst du ihnen einen Zuschuss oder ein Budget für die Einrichtung ihres Arbeitsplatzes zur Verfügung stellen - oder du schickst ihnen Hardware und Zubehör direkt. 

6. Vereinbare ein 1:1-Willkommenstreffen

Der Einstieg in ein neues Unternehmen kann entmutigend sein, auch wenn du schon oft die Rolle gewechselt hast. Nimm dir Zeit für ein informelles, freundliches 1:1-Begrüßungsgespräch zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten, um den Tag zu beginnen. 

Egal ob virtuell über Zoom oder in Person im Büro.

Das ist eine gute Gelegenheit, um sich alle Sorgen und Bedenken anzuhören, deine Pläne für die erste Woche mitzuteilen und sie auf die Einführung im Team oder im gesamten Unternehmen vorzubereiten.

7. Stelle deinen neuen Mitarbeiter dem Team vor 

Es ist immer spannend, ein neues Teammitglied willkommen zu heißen. Veranstalte eine Videokonferenz im Team, damit jeder seinen neuen Kollegen begrüßen und mehr über ihn erfahren kann. 

Das ist eine wunderbare Möglichkeit, neue Mitarbeiter/innen willkommen zu heißen, vor allem, wenn ihr alle im Außendienst arbeitet. Wenn ein Videoanruf nicht für alle funktioniert, kannst du stattdessen individuelle Anrufe mit den Teammitgliedern vereinbaren. 

Kündige deine neue Mitarbeiterin oder deinen neuen Mitarbeiter mit einer Willkommens-E-Mail oder im Rahmen des nächsten All-Hands-Meetings an.

8. Führe dein neues Teammitglied herum

Lass dein neues Teammitglied an seinem ersten Tag nicht das Gefühl haben, verloren zu sein. 

Führe sie herum, damit sie sich mit deinen physischen oder digitalen Räumen vertraut machen können

In einer physischen Arbeitsumgebung zeigst du deinem neuen Teammitglied das Bürogebäude, zeigst ihm die Einrichtungen und sagst ihm, an wen er/sie sich wenden kann, wenn er/sie Hilfe braucht. 

Für Fernarbeitskräfte solltest du eine Einführung in die von dir verwendeten Tools geben, ihnen erklären, wo ihre Dateien gespeichert sind, und sie auf die Online-Bereiche verweisen, die du für Gespräche und Zusammenarbeit nutzt. 

9. Bringe deinen neuen Mitarbeiter mit einem Mentor zusammen

Eines der besten Dinge, die du für dein neues Teammitglied tun kannst, ist, ihm einen Mentor zur Seite zu stellen. 

Diese Person wird ihr Ansprechpartner sein, wenn sie Hilfe braucht, eine Frage hat oder einfach ein freundliches Gesicht zum Reden sucht.  Bitte deine bestehenden Mitarbeiter/innen, sich als Mentor/in zur Verfügung zu stellen, und wähle sie je nach Persönlichkeit, Interessen und Energielevel aus. 

Ermutige deinen Mentor, mit seinem Mentee über Slack zu chatten, Verabredungen zum Mittagessen zu treffen und ihm praktische Unterstützung anzubieten, damit er sich willkommen fühlt.

Wenn du mehr darüber erfahren willst, welchen Einfluss das Mindset auf eine Person haben kann, dann schau dir unseren Mindset-Report an!

10. Biete Raum und Zeit für Orientierung und Training

Kein Unternehmen ist wie das andere, also sorge dafür, dass in deinem Zeitplan genügend Platz für die Einarbeitung und Schulung ist. Gib deinem neuen Mitarbeiter Zugang zu deinem Mitarbeiterhandbuch, den Unternehmensrichtlinien und den Arbeitsabläufen. 

Setze sie mit einem Personalverantwortlichen in Verbindung, der ihnen helfen kann, wenn sie während des Einarbeitungsprozesses nicht weiterkommen. 

11. Informiere sie über die Unternehmenskultur und die Vergünstigungen

Auch wenn du in deinen Gesprächen kurz auf die Unternehmenskultur und Vergünstigungen zu sprechen kommst, gibt es keinen Ersatz dafür, wenn du alle Details vor dir liegen hast. 

Lass dein HR-Team einen internen Leitfaden über deine Teamkultur, Vorteile und Vergünstigungen zusammenstellen und gib ihn an deinen neuen Mitarbeiter weiter. 

Auf diese Weise können sie sich leicht über das Angebot informieren, ohne eine spezielle Frage stellen zu müssen - das ist ideal für die Integration und das Empowerment.

12. Veranstalte ein Willkommensessen oder ein gesellschaftliches Ereignis

Oft lernen wir am meisten über die Menschen um uns herum, wenn wir entspannt und weit weg von unserer üblichen Arbeitsumgebung sind. 

Plane ein Teamessen oder einen Begrüßungsdrink am ersten Tag oder am Ende der ersten Woche, je nachdem, wie dein Mitarbeiter das findet

Gestalte das Erlebnis individuell, so dass es ganz auf die Interessen, die Verfügbarkeit und die Vorlieben deines Mitarbeiters zugeschnitten ist. 

Stelle diese Fragen, bevor sie zu dir kommen, damit du eine persönliche oder virtuelle Veranstaltung planen kannst, um sie auf die richtige Weise willkommen zu heißen. 

13. Setze dir Ziele für die ersten Wochen

Leichte Ziele zu setzen, kann helfen, die ersten Wochen zu strukturieren und mehr über dein neues Teammitglied zu erfahren

Nachdem sich dein neuer Mitarbeiter eingewöhnt hat und sich mit den Abläufen und der Stellenbeschreibung vertraut gemacht hat, solltest du mit ihm ein paar Ziele für den ersten Monat festlegen. 

Führe ein offenes und transparentes Gespräch, um ihre Herausforderungen, Ideen und Interessen zu erkunden, damit du persönliche und berufliche Ziele setzen kannst, die sie motivieren. 

14. Melde dich regelmäßig bei deinem neuen Teammitglied

Die Schritte deines Onboarding-Prozesses enden nicht nach den ersten paar Wochen. Halte den Kontakt zu deinem neuen Teammitglied aufrecht und melde dich regelmäßig bei ihm, damit du Herausforderungen erkennen, Ziele besprechen und ihn/sie bestmöglich unterstützen kannst.

15. Bitte um Feedback zum Onboarding-Prozess

Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess entsteht nicht über Nacht. Es braucht Zeit, Feedback und Wiederholungen. 

Um deinen Onboarding-Prozess zu verbessern, solltest du von den Leuten lernen, die ihn gerade durchlaufen haben. 

Nutze deine neuen Mitarbeiter, um direktes Feedback zu deinem Onboarding-Prozess zu erhalten. 

Fazit

Die Einarbeitung ist so viel mehr, als das simple Erlernen der Arbeitsschritte, die wichtig sind, damit der neue Mitarbeiter seine Aufgaben vollbringen kann.

Es ist eine Erfahrung, es ist der erste Eindruck, den dein zukünftiges Teammitglied mit dir und deinem Unternehmen haben wird.

Und obwohl man ein Buch nicht nach seinem Äußeren beurteilen sollte, ist der erste Eindruck dennoch wichtig.

Der richtige Onboarding-Prozess kann vieles bewirken. Es kann entscheidend dafür sein, wie wohl sich der Mitarbeiter in den ersten Tagen und Wochen bei dir in der Agentur fühlen wird.

Dieses Gefühl wird auch Einfluss darauf haben, wie sehr er bereit ist, Neues zu erlernen und wie motiviert er beim Lernen dieser neuen Prozesse sein wird.

Stelle also sicher, dass dieser Prozess so einfach und effizient wie nur möglich gestaltet ist und dass der Mitarbeiter klare Strukturen und Prozesse von Anfang an vorfindet.

Fragen und Antworten:

Was ist das Onboarding eines Mitarbeiters?

Onboarding bezieht sich auf die Prozesse, mit denen neu eingestellte Mitarbeiter in das Unternehmen integriert werden. 

Dazu gehören Aktivitäten, die es neuen Mitarbeitern ermöglichen, einen ersten Orientierungsprozess zu durchlaufen und das Unternehmen und seine Struktur, Kultur, Vision, Mission und Werte kennenzulernen.

Was ist für die Eingliederung von Mitarbeitern erforderlich?

Neben dem Papierkram für das Onboarding neuer Mitarbeiter/innen sollte deine Onboarding-Checkliste auch Informationen über die Orientierung neuer Mitarbeiter/innen, eine Einführung in die Unternehmenskultur, die Mission und die Werte sowie einen Überblick über die Rolle und die Aufgaben der Mitarbeiter/innen enthalten.

Wie sieht eine gute Einarbeitung aus?

  • Der erste Schritt zu einem guten Onboarding-Prozess ist eine Checkliste für den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess. 
  • Führe einen Background Check durch (falls dein Unternehmen diesen Schritt unternimmt). 
  • Lege den Zeitplan und die Aufgaben fest, die der neue Mitarbeiter übernehmen wird. 
  • Bereite die relevanten Formulare für neue Mitarbeiter/innen vor und fülle sie aus.

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